Quando in ELAN ci occupiamo di onboarding – che si tratti di una promozione interna o di un processo di recruitment da esterno – ci focalizziamo sull’obiettivo primo, al quale non deroghiamo: aiutare le persone a gestire con successo una fase di transizione complessa verso nuovi ruoli e, possibilmente, nuovi modelli organizzativi. Le persone che assumono nuovi incarichi e responsabilità, infatti, devono considerare con attenzione una serie di elementi di contesto che li aiuteranno ad accelerare il loro posizionamento interno evitando passi sbagliati.
Come ELAN abbiamo studiato quegli elementi che contribuiscono al successo individuale nel ricoprire nuovi incarichi e abbiamo sviluppato una metodologia e un percorso strutturato per supportare e guidare il newcomer (Talent e/o Executive) nel percorso di onboarding.
L’ “ONBOARDING PATH”
Oggi le sole caratteristiche di leadership non sono più sufficienti a garantire un efficace inserimento nel nuovo contesto aziendale. Occorre sbloccare le energie di una persona dotata di leadership e contemporaneamente “mitigare” le sue debolezze all’interno del contesto organizzativo.
L’ “Onboarding Path” che abbiamo studiato in ELAN prevede più fasi, dove è per noi centrale quello che abbiamo definito il “newcomer adjustment”, inteso come un processo continuo di comprensione e di adattamentoche avviene nei primi mesi successivi all’ingresso in azienda e che supporta il neoassunto nell’interpretare al meglio il capo, i colleghi, il ruolo che dovrà svolgere e l’organizzazione nel suo insieme.
Questo percorso ha i seguenti obiettivi, ciascuno dei quali prevede una o più azioni mirate:
- Creare chiarezza nel ruolo che il newcomer sta per andare a ricoprire. In questa fase pianifichiamo una serie di interviste con il management che mirano alla comprensione dei tempi di inserimento, dei target attesi e delle aspettative in termini anche di comportamenti;
- Valutare l’autoefficacia del newcomer, grazie all’utilizzo di tool e strumenti per mapparne le skill, i valori, le motivazioni e la capacità;
- Attivare gli stati emotivi positivi del neoassunto, orientando la sua attenzione sulle opportunità che l’azienda offre e sugli aspetti di contesto coerenti con le proprie ambizioni e la propria automotivazione;
- Favorire l’integrazione del newcomer all’interno dell’organizzazione, attivando un percorso di coaching one to one che faciliti la comprensione e l’adattamento al contesto organizzativo e che monitori il processo di inserimento;
- Accelerare l’adesione alla cultura aziendale, grazie a un team coaching in grado di attivare momenti di confronto e di allineamento.
Si tratta di un percorso della durata di qualche mese con appuntamenti di confronto periodici che mira al successo dell’inserimento del neoassunto.
L’ONBOARDING FUNZIONA SOLO SE…
Quali sono le cause di un inserimento non riuscito? Per la nostra esperienza possiamo dire che la mancanza di allineamento tra ruolo e aspettative è sicuramente un elemento. A questo possiamo aggiungere il fallimento (da ambedue i lati, azienda e newcomer) nel costruire e fertilizzare relazioni chiave e, ancora, la scarsa capacità di comunicare in modo efficace i risultati.
Per ovviare a queste cause, sono sempre più numerose le aziende che predispongono programmi specifici di inserimento per i neoassunti nella consapevolezza delle rilevanti perdite economiche conseguenti ad una bassa retentiondel personale executive e dirigenziale.
L’inserimento inefficace di una figura executive ha, infatti, un forte impatto economico, calcolabile con precisione sia in termini di clima, che di performance complessiva e di efficacia del processo di selezione, con un costo stimato del turnover di circa 2,2 milioni di Euro per executive*.
LA TESTIMONIANZA AZIENDALE
Maria Teresa Silvestri, People & Culture and Operations Excellence Director ISS Facility Services Italy, nel seguire il nostro “Onboarding Path” nell’assunzione del suo attuale ruolo, ha sottolineato come “I primissimi mesi in una nuova azienda costituiscono un momento estremamente delicato sia per il newcomer sia per l’organizzazione: ciò che ne ho tratto dal percorso ELAN personalmente è stato un supporto concreto nell’entrare velocemente ed efficacemente nel nuovo ruolo. E’ stato prezioso prima di tutto nel comprendere la complessità del ruolo e il mio ‘posizionamento’. Ho passo passo poi capito in modo sistemico l’organizzazione, il business e gli stakeholder interni, a cui si sono aggiunte le sfide rappresentate in modo particolare dalla gestione del team rispetto alla necessità di accompagnarne il cambiamento culturale e organizzativo”.
“Il successo del percorso è attribuibile, a mio parere, da un lato all’attenta guida del coach, mai invasivo ma allo stesso tempo efficace, dall’altro alla condivisione di tool e analisi che mi hanno consentito di razionalizzare in una logica sistemica le dinamiche al centro delle quali mi sono trovata (rispetto al capo, al team, ai peer)”.
CONCLUSIONE
Accompagniamo sempre più manager e aziende in questo percorso di conoscenza reciproca e allineamento, e lo facciamo con un chiaro obiettivo in mente: accelerare l’inserimento del newcomer all’interno del nuovo contesto, renderlo operativo e coeso con il suo nuovo team nel più breve tempo possibile.
Il coaching, sia per il singolo sia per il team, mixato con strumenti e tool di autoanalisi, permettono al newcomer di entrare in dinamiche aziendali consolidate con maggiore padronanza. Facciamo tutto questo consapevoli che il mondo non si ferma, l’azienda non aspetta, anzi, e con il nostro “Onboarding Path” insegniamo al nuovo manager a correre alla medesima velocità e con la stessa andatura dell’azienda.
* studio Elan Executive Consulting sulla base di dati rilevati da Top Employer Institute.
Altri dati interessanti emersi nella ricerca:
- Nel 77% dei casi le aziende prevedono incontri tra il newcomer e l’executive management entro i primi sei mesi dall’ingresso in azienda;
- Nel 100% dei casi newcomer e manager di riferimento si incontrano per affrontare il tema delle procedure HR, approfondire la cultura aziendale, esplicitare i compiti e le aspettative;
- Il 94% delle aziende fornisce un manuale di inserimento;
- Nell’82% dei casi vengono stabilite riunioni periodiche per verificare come procede il percorso;
- Il 59% delle 66 aziende coinvolte nella ricerca prevede l’assegnazione di un “buddy” (amico) al neoassunto;
- Il 58% delle aziende coinvolte mette a disposizione del dipendente un pacchetto pre-assunzione che illustra le caratteristiche aziendali e quale sarà il suo percorso.